Online meeting etiquette voor iedereen die nu vanuit huis vergadert of solliciteert. 10 Tips & Tricks van de Hospitality Professionals van Kronenburg op rij voor een vlotte overgang van offline naar online contact waarbij het zakelijk karakter, professionaliteit en succes gewaarborgd blijft!
- Zorg dat je op tijd bent. Check 15 minuten van tevoren of de WIFI/internetverbinding werkt en stabiel is. Omdat je ruim op tijd bent kun je desnoods overschakelen op een hotspot. Uiteraard heb je de actuele inloggegevens bij de hand. Gebruik je het programma voor de eerste keer? Zorg dan dat je goed op de hoogte bent van de werkwijze (eenmalig 15 min extra).
- Informeer je omgeving tijdig dat je een (belangrijke) zakelijke meeting hebt.
- Zorg ALTIJD voor een zakelijke representatieve uitstraling & verzorgd uiterlijk. Eén van de voordelen van thuiswerken is de vrijheid om alles te kunnen dragen tijdens het werk. Maar onthoud dat tijdens een online meeting niemand je serieus neemt als je ongedoucht in je huispak of sportkleding verschijnt.
- Zorg dat je duidelijk zichtbaar bent. Gebruik bij voorkeur een laptop, zet deze op de normale werkafstand. Als je telefoon gebruikt zet deze ooghoogte op een vaste plek (vasthouden geeft bewegend/onrustig beeld en neerleggen zicht op je neusgaten, vooral dit laatste is weinig charmant). Check de belichting, als je met je rug naar het raam zit dan ben je door het tegenlicht al vrij snel onzichtbaar.
- Let op je achtergrond. Zorg voor een neutrale achtergrond, je wordt namelijk een stuk minder serieus genomen met een onopgemaakte bed of een tv met netflix op de achtergrond. Een neutrale achtergrond is overigens niet alleen plezierig voor je eigen privacy maar voorkomt afleiding waardoor er meer aandacht is voor jou.
- Minimaliseer afleidingen. Online meetings hebben al voldoende achtergrondgeluiden, dus voeg er geen geluid aan toe. Zorg ervoor dat je in een rustige kamer zit; zet muziek, mobiele telefoons en tv's uit; verplaats indien mogelijk huisdieren en zorg ervoor dat kinderen ergens anders spelen. Houd de mute-knop desnoods bij de hand zodat je plotseling en ongewenst geluid kunt muten. Minimaliseer ook het gebruik van je toetsenbord omdat het geluid storend is of zet het geluid op mute dan kun je uiteraard niet spreken maar hoor je het toetsenbord niet.
- Spreek duidelijk, beknopt, niet te snel en onderbreek niet. De technologie voor online meetings is enorm verbeterd maar het is nog steeds belangrijk om niet door elkaar te praten en spreek duidelijk, beknopt en langzaam. Bij een goedwerkende microfoon hoef je niet te schreeuwen. Je normale spreekvolume zou goed moeten zijn. Houd je zoveel mogelijk aan je natuurlijke spreekfrequentie.
- Vergeet niet oogcontact te maken door in de camera te kijken. Als het jouw beurt is om te spreken, vergeet dan niet om naar je camera te kijken en niet naar de verschillende afleidingen op je computerscherm of omgeving. Het duurt even om dit te begrijpen, maar het ziet er natuurlijker uit en verbindt veel effectiever met mensen. Oefen dit desnoods.
- Eet en drink niet. Zelfs als de vergadering tijdens je normale lunchtijd valt, is het onbeleefd om eten tijdens een videogesprek. Alleen omdat mensen het niet kunnen ruiken, wil nog niet zeggen dat ze je niet kunnen horen of zien kauwen. Geloof ons, niemand wil zien dat je eet (dus ook geen kauwgom) of erger nog, met je mond vol praat.
- Zorg voor een pro-actieve houding & ga niet multitasken. Relaxt achterover leunend op stoel en tegelijkertijd je social media checken of aan tafel zittend maar steunend met hoofd op je hand. Je hond op schoot nemen of ineens weglopen om naar de wc of voordeur te gaan. Dit zijn allemaal no-no’s. Blijf rechtop zitten aan een tafel, blijf betrokken (moet lukken toch? Zeker als je bedenkt dat een effectieve reguliere online meeting max. 40 minuten duurt) en geef hierbij alle aandacht aan de virtuele bijeenkomst. Dit is echt productiever, respectvoller en maakt de meeting ook voor jou een succes.
